kasus 3 - THE OFFICE WORKS

THE OFFICE WORKS

Anda adalah Jackie Goudet,Adalah salah satru specialis informasi yang di Kanada yang akan mendapat jabatan manger EDI .Anda dipekerjakan untuk melaksanakan perean tersebut ketika anda memutuskan untuk berpindah dari manjemen jaringan umum kesalah satu specialis EDI.Iklan koran yang ditempatkan The Office Works,salah satu pengecer perlengkapan kantor terbesar,itulah yang membangkitkan minat anda. The Office Works telah mencoba perdagangan melalui jaringan elektronik yang dan memutuskan untuk terjun sepenuhnya .Perusahaan itu menyewa anda ntuk memasang sistem tersebut.Dua tahun lalu,anda mulai membangun hubungan elektronik dengan para pemasok an produsen serta para pedagang besar perlengkapan kantor dan pelanggan (perusahaan-perusahaan yang membeli perlengkapan kantor dari The Office Works).
Segalanya berjalan lancar ,dan anda tahu membuat keputusan yang tepat ketika Anda memilih untuk menggunakan Internet untuk pertukaran data.Andalah yang memiliki ie untuk menempatkan home page di Internet dan mengaitkannya dengan berbagai home page untuk “electronic commerce”. An “EDI”. Tanggapannya luar biasa. The Office Works home page dikunjungi lebih dari 100 kali per hari.
Anda sedang berada di meja anda di kantor pusat The Office Works ketika telepon berdering .Margaret Bennet,presiden direktur ,menelpon.Margaret memberitahukan Anda bahwa beberapa eksekutif ingin memperluas jaringan EDI dan agar Anda menemui mereka.Anda segera bangkit dan waktu rapat ditetapkan.
Margaret.
Terima kasih untuk semua yang datang.mari kita langsung ke pokok pembahasan .Sistem EDI kita telah sangat berhasil .Mungkin kita harus membiarkannya ,tetapi sebagian dari anda tertarik untuk membuat kaitan melampaui apa yang kita miliki-ke perusahaan-perusahaan yang menjual produk ke kita dan perusahaan-perusahaan yang membeli produk dari kita .Jojn(John Burn,chief financial officer),Anda pernah mengatakan pada saya bahwa anda ingin menggunakan jaringan elektronik untuk menyediakan informasi keuangan bank-bank ketika kita memohon pinjaman.Barbara Salsa,direktur sumber daya manusia ).Anda mengatakan minat yang sama untuk bertukar informasi dengan dengan kantor –kantor penempatan tenaga kerja dan pusat-pusat penempatan kerja di universiitas.Kita dapat memberitahu mereka apa yang kita inginkan dan mereka dapat memberitahu kita apa yang mereka punyai.Wilson(Wilson pruitt,CIO).saya tahu bahwa anda ingin memiliki hubungan yang seruupa dengan penjual perangkat keras dan perangkat lunak.Anda dapat mengirim permintaan untuk penawaran harga ,dan mereka dapat menjawab dengan usulan .Kita bahkan mungkin memperluas jangkauan pelanggan kita dengan menyertakan perorangan yang ingin membeli untuk keperluan rumah .Dan kita mungkin bisa bertindak lebih banyak dengan saluran pemerintah memperoleh indikator ekonomis dan statis bisnis serta menyerahkan laporan-laporan kita kepada pemerintah secara elektronik.Mungkin ada banyak sambungan baru lain yang dapat kita buat.Adakah diantara Anda yang memikirkan cara-cara lain kita dapat memperluas EDI?
(Setiap orang melihat pada orang lain,menuggu tanggapan ,tetapi tidak ada.Margaret jelas telah mempelajari kebutuhan tiap orang).
Margaret
Jadi,menurut anda bagaimana kita harus bergerak ?saya rasa kita tidak perlu melakukan semuanya sekaligus .Saya sarankan kita mengidentifikasi satu area dan berkonsentrasi padanya.(Margaret melihat pada anda )Jackie pilihlah salah satu kaitan yang telah kita bicarakkan .Pilihlah salah satu yang Anda rasa perlu diterapkan,Tuliskan suatu laporan singkat yang menjelaskan,satu,mengapa Anda memilih aplikasi tersebut,dua data dan informasi jenis apa yang akan ditransmisikan bolak-balik dan dan tiga apa manfaatnya bagi The Office Works,dapatkah Anda melakukannya ?

JAWAB ;
kenapa sya menggunakan sistem edi karena sistem yang sudah berhasil.

Tiga tingkat penggunaan EDI :
1) Pemakai tingkat satu : hanya satu atau dua set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra dagang yang terbatas.
2) Pemakai tingkat dua : banyak set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra dagang.
3) Pemakai tingkat tiga : aplikasi komputer disesuaikan dengan standart EDI. Tujuan tingkat satu dan dua adalah mengubah dokument kertas menjadi dokumen elektronik. Tingkat penggunaan ini digambarkan sebagai pendekatan pintu ke pintu, karena hanya mempengaruhi komunikasi data dan bukan aplikasi.
Cara Kerja EDI
Pada dasarnya EDI terdiri dari tiga komponen utama, yakni:
1. Pesan Standar
Pada dasarnya berisikan teks (text) yang memuat informasi dan rule sebagai penterjemah dari satu atau lebih dokumen bisnis. Contoh dari pesan standart adalah Uniform Communication Standar (UCM) yang mendefinisikan lebih kurang 15 tipe dokumen elektronik diantaranya; purchase order, promotion announcement, price change, invoice, dll. Sedangkan rule dalam EDI lazimnya bekerja dalam bentuk kelompok. Sekumpulan rules untuk memformat sebuah dokumen elektronik disebut transaction set.
2. Perangkat Lunak EDI (EDI Converter)
Berfungsi sebagai sebagai penterjemah dari pesan standar EDI ke dalam internal file format perusahaan penerima. Perangkat lunak EDI harus terintegrasi dengan aplikasi bisnis yang dipakai.
3. Komunikasi
Komunikasi dalam EDI tentu sangat berbeda dengan komunikasi yang kita bersifat konvensional. Hal ini disebabkan komunikasi di EDI dilakukan melalui antar mesin (komputer), sehingga diperlukan infrastruktur komunikasi. Bentuk komunikasi infrastruktur yang mula-mula berkembang adalah transaksi berbentuk point-to-point, yakni hubungan langsung dari dua perusahaan yang bertransaksi. Dalam point-to-point di EDI perusahaan yang bertransaksi memerlukan: (1) menggunakan protokol komunikasi yang sama, (2) mempunyai kecepatan.
Kelemahan EDI
Implementasinya yang sangat spesifik dan tertutup sehingga membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Dengan adanya Internet, mulai muncul EDI (over) Internet, dan Open EDI yang diharapkan dapat menekan biaya dengan menggunakan Internet.
Keuntungan yang akan didapatkan organisasi jika menerapkan EDI.
• Penghematan Biaya : Penghematan ini didapatkan karena dengan EDI tidak akan ada biaya kertas, tidak ada biaya penyimpanan dokumen kertas dan tidak akan ada biaya pengiriman dokumen kertas.
• Kecepatan : Kecepatan ini didapatkan karena dengan EDI leadtime pengiriman dokumen hanya kurang dari 1 menit.
• Keakuratan : EDI akan mampu menghasilkan tingkat akurasi tinggi karena tidak ada entry data ulang. Selain itu sistem EDI sudah dilengkapi dengan ECC (Error Correction Control) yang akan mengidentifikasi kesalahan dengan cepat sehingga dapat segera diperbaiki.
• Keamanan : Penggunaan enkripsi dokumen membuat dokumen hampir tidak bisa dipalsukan.
• Integrasi : Integrasi antar sistem dapat dilakukan dengan perantara EDI. Setiap unit didalam organisasi akan terintegrasi dengan adanya EDI didalamnya sehingga proses menjadi lebih efisien.