TEKNOLOGI INFORMASI SEBAGAI KEUNGGULAN KOMPETITIF

TEKNOLOGI INFORMASI SEBAGAI KEUNGGULAN KOMPUTITIF
2.1 Perusahaan dan lingkungannya
Konsep manajemen pengetahuan sebagai keunggulan dalam bersaing telah lama dipopulerkan oleh para ahli manajemen. Oraganisasi harus secara efisien dan efektif dalam menciptakan, mengalokasikan dan mengangkap serta membagi pengetahuan dan keahliannya untuk mengaplikasikan dalam menyelesaikan masalah dan memanfaatkan peluang.penghargaan dan pelembagaan peran pengetahuan dan pembelajaran merupakan pendekatan yang efektif untuk membangun landasan kemampuan bersaing organisasi. Organisasi harus memanfaatkan pengetahuannya untuk membangun stategi. Untuk secara jelas menghubungkan manajemen dengan strategi, organisasi harus mengartikulasikan kemauan strategiknya, mengidentifikasi pengetahuan yang diperlukan untuk melaksanakan strategi yang diinginkan, dan membandingkannya dengan pengetahuan actual untuk menjembatani perbedaan strategik.
Perusahaan memiliki banyak hubungan terhadap pihak eksternal, hubungan ini dapat dilihat dan tercermin dalam berbagai macam hubungan yang terkait. Suatu perusahaan tidak dapat berdiri sendiri tanpa adanya kerjasama dan bantuan dari para karyawannya, supplier, pemegang saham, pelanggan, dan masyarakat. Dalam hal menigkatkan persaingan, suatu perusahaan juga butuh pesaing bisnis agar dapat lebih maju dan berkembang. Hubungan tersebut termasuk kedalam kebutuhan perusahaan akan uang, personil, dan material.
Lingkungan suatu perusahaan terdiri dari delapan elemen utama. Elemen-elemen lingkungan ini adalah organisasi atau individu yang berada di luar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung maupun tidak langsung kepada perusahaan. Kedelapan elemen tersebut adalah sebagai berikut:
1. Pemasok: menyediakan material, mesin, jasa, dan informasi yang digunakan oleh perusahaan untuk menghasilkan barang dan atau jasa
2. Pelanggan: pembeli dari barang dan atau jasa yang ditawarkan oleh perusahaan
3. Serikat Pekerja: organisasi dari para pekerja perusahaan
4. Masyarakat Keuangan: Lembaga-lembaga yang menyediakan sumber daya keuangan bagi perusahaan
5. Pemegang Saham: pemilik yang menanamkan modalnya pada perusahaan
6. Pesaing: organisasi atau perusahaan yang bersaing dengan perusahaan di pasar
7. Pemerintah: mempengaruhi perusahaan melalui serangkaian kebijakan dan programnya
8. Masyarakat Global: wilayah geografis tempat perusahaan melaksanakan operasinya
Elemen-elemen tersebut di atas membentuk supersistem yang disebut masyarakat. Sumber daya mengalir antara perusahaan dengan elemen-elemen lingkungan.
Perusahaan menggunakan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif pada awalnya dimulai dengan membuat hubungan komputer dengan pelanggan. EDI (Electronic Data Interchange) memberikan dasar teknologi bagi perusahaan-perusahaan untuk berkumpul membentuk sistem antar organisasi - IOS (Inter Organizational System). EDI dapat menangani transmisi elektronik kepada dan dari para pelanggan , pemasok, pemerintah, dan masyarakat keuangan. Arus informasi dengan elemen lainnya lebih sukar dilakukan secara elektronik, dan menggunakan hubungnan non-komputer. Arus informasi antara semua lingkungan sangat penting terhadap keunggulan kompetitif.
Sumber daya informasi terdiri dari:
• Perangkat keras komputer
• Perangkat lunak komputer
• Spesialis informasi
• Fasilitas
• Database
• Informasi
Sumber daya informasi tersebut dikelola oleh CIO (Chief Information Officer), sebagai manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahliannya dalam memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumber daya informasi maupun area operasi perusahaan lainnya.
Pendekatan dari perencanaan strategis sumber daya informasi diawali dengan strategy set transformation, yang kemudian menjadi strategic planning for information resources.
strategy set transformation
langkah I --> Kumpulan strategi organisasi, memuat: misi, tujuan, strategi, atribut strategi organisasi lainnya
Langkah II --> Management information system strategy set, memuat: tujuan, kendala, dan strategi rancangan sistem
Kelemahan dari pendekatan ini area-area fungsional tidak selalu memiliki sumber daya untuk menjamin tercapainya tujuan strategis perusahaan.
strategic planning for information resources
Pada pendekatan ini perencanaan strategis jasa informasi dengan perencanaan strategis perusahaan dikembangkan secara bersamaan. Rencana perusahaan mencerminkan dukungan yang dapat disediakan oleh jasa informasi, dan rencana jasa informasi mencerminkan dukungan sistem di masa depan.
Isi rencana strategis sumber daya informasi:
1. tujuan-tujuan yang akan dicapai oleh tiap-tiap subsistem CBIS (Computer Based information System) selama periode perncanaan
2. sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut
End User Computing
Pemakai akhir dapat digolongkan menjadi empat tingkatan berdasarkan pengetahuannya:
• menu-level end-users
• command-level end-users
• end-users programmers
• functional support personnel
Manfaat end-user computing:
• pemindahan beban kerja
• mengurangi kesenjangan komunikasi
Resiko end user computing:
• sistem yang tidak tepat sasaran
• sistem yang tidak baik rancangan dan dokumentasinya
• penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien
• hilangnya integritas data
• hilangnya keamanan
Manajemen sumber daya informasi (MSDI)
Manajemen sumber daya informasi melibatkan semua manajer yang ada dalam perusahaan. MSDI dapat berkembang dengan kondisi:
1. perusahaan berusaha memanfaatkan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif
2. para eksekutif menyadari jasa informasi sebagai suatu area fungsional utama
3. CIO diterima dalam lingkungan elit eksekutif
4. dalam perencanaan strategis, eksekutif memperhatikan sumber daya informasi
5. adanya suatu rencana strategis sumber daya informasi yang formal
6. diperhatikannya masalah end-user computing


2.2 Keunggulan kompetitif
Suatu perusahaan pasti ingin memiliki suatu keunggulan tersendiri dibandingkan dengan para pesaingnya. Berbagai cara pastilah dilakukan, seperti halnya peningkatan mutu dan kualitas barang atau jasa, peningkatan pelayanan, penyediaan barang dan jasa yang lebih murah, dan lain-lain.
Pada bidang komputer, keunggulan kompetitif mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan pengaruh terhadap pasar. Perusahaan juga tidak selamanya hanya mengandalkan pada sumberdaya fisik, tetapi pada sumber daya konseptual yang unggul baik data dan informasi yang dapat digunakan harus sama baiknya.
Sumber Daya Informasi
Perangkat keras komputer, perangkat lunak komputer, spesialis informasi, user, data base, dan informasi merupakan suatu sumber daya informasi. Sumber daya informasi tersebut harus dikelola dengan baik oleh perusahaan untuk mendapatkan suatu hasil yang menjadi target perusahaan. Untuk itu diperlukan manajer khusus yang mengelola informasi tersebut.
CIO (Chief Operation Officer) yaitu manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya bukan saja untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumberdaya informasi, tetapi juga area operasi perusahaan lainnya. Seorang manajer informasi dapat berperan sebagai CIO dengan mengikuti saran-saran berikut:
1. Sediakan waktu untuk pelatihan bisnis, selain teknologinya
2. Buat kemitraan dengan unit-unit bisnis dan line managemen
3. Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis
4. Jalankan pada perbaikan proses dasar bisnis
5. Jelaskan biaya-biaya IS dalam istilah-istilah bisnis
6. Bangun kepercayaan dengan menberikan jasa IS yang dapat diandalkan
7. Jangan bersifat defensive


2.3 Perencanaan Strategis
Perencanaan jangka panjang perusahaan dalam mencapai tujuan-tujuan perusahaan, menentukan dan mengidentifikasi masalah-masalah yang akan terjadi di masa yang akan datang, untuk itulah diperlukanlah suatu perencanaan strategis. Setiap area-area fungsional perusahaan harus bertanggung jawab untuk mewujudkan dan mengembangkan strategis tersebut. Rencana-rencana fungsional merinci bagaimana area-area tersebut akan mendukung perusahaan saat perusahaan bekerja menuju tujuan strategisnya.
Konsep Manajemen Sumber Daya Informasi
Manajemen sumberdaya informasi adalah aktivitas yang dijalankan manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk memenuhi keperluan pemakai.
Elemen-elemen yang diperlukan adalah:
1. Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul
2. Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional utama
3. Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak
4. Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan saat mambuat perencanaan strategis
5. Rencana strategis formal untuk sumbe daya informasi
6. Strategi untuk mendorong dan mengelola end-user computing


2.4 konsep manajemen sumber daya informasi
Manajemen sumber daya informasi (information resources management) atau IRM adalah aktivitas yang dijalankan oleh manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumber daya informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai. Agar perusahaan dapat mencapai IRM secara penuh, perlu ada satu set kondisi tertentu. Kondisi tersebut meliputi :
• Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul
• Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional utama
• Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak
• Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan saat membuant perencanaan strategis
• Rencana strategis formal untuk sumber daya informasi
• Startegi untuk mendorong dan mengelola end-user computing

WATER EQUIPMENT TECHOLOGI COMPANY DI MEXICO
Water Equipment Technology Company (WETCO) adalah suatu perusahaan manufaktur sistem pengolahan air limbah indusrti yang berbasis di Chicago.Perusahaan ini beroperasi diseluruh dunia,termasuk Mexico City.Emilio Chavez adalah Direktur utama dari WETCO Mexico,dan baru-baru ini telah memutuskan untuk menerapkan SPIR. WETCO Mexico memiliki operasi komputer mainframe yang besar tetapi tidak pernah memiliki suatu rencana informasi strategis.Chavez mengirimkan E-mail (surat Elektronik)kepaa angota komite eksekutif lain,memberitahukan mereka mengenai maksudnya ,dan menanyakan pendapat mereka .Dia telah menerima jawaban dari seluruh tiga anggota:Benito Flores,wakil direktur manufaktur dan penjualan :Juan Alfarez,wakl direktur keuangan : dan Betty Wilson,wakil direktur sistem informasi.Direktur Chavez membaca jawaban –jawaban Email tersebut:
Dari Benito:
Saya telah banyak memikirkan SPIR sejak kita mendiskusikannya dalam pertemuan komite eksekutif terakhir.Saya ingin bagian manufaktur dan penjnualan mengembangkan rencana strategis kami sendiri,terlepas dari semua bagian organisasi lain-termasuk bagian jasa informasi.Kami memiliki sejumlah besar peralatan komputer yang kami gunakan untuk aplikasi kami sendiri,dan kami harus memiliki kebebasan untuk merencanakan bagaimaana peralatan tersebut,dan peralatan tambahannya,akan digunakan dimasa depan.Biarkan Betty dan Juan berbuat hal yang sama –mengembangkan rencana strategis mereka sendiri sesuai keinginan mereka .
Dari Juan:
Terima kasih atas kesempatan untuk mengungkapkan pendapat saya .Saya pikir semua tiga wakil direktur harus bekerja sama dalam mengembangkan suatu rencana strategis.Kita memiliki hubungan kerja yang baik dan bekerja sama dalam aktifitas lain.Tidak ada alasan untuk menganggap bahwa suatu pendekatannSPIR bersama tidak akan berhasil
Dari Betty:
Jasa informasi harus menyiapkan rencana sumber daya informasi strategis untuk seluruh Polybac Mexico .Juan dan Benito telah memiliki banyak tanggungjawab dalam area mereka yang berharga bagi permasalahan jasa infromasi.Berikan jasa informasi seluruh tanggungjawab perencanaan strategis.
Setelah Chavez membaca tiga jawaban itu,ia bersandar pada kursinya dan berkata :
“pertemuan komite eksekutif selanjutnya pasti akan semakin menarik.”

Tugas
Anggaplah anda seorang konsultan ,dan direktur Chavez telah meminta anda untuk memberi saran padanya mengenai pendekatan SPIR.Buatlah sebuah memo kepadanya yang mencangkup:

1.Informasikan beliau keuntungan dan kerugian dari masing-masing tiga pendekatan itu.
2.Rekomendasikan pendekatan yang Anda yakin harus diterapkan.Iktisarkan secara ringkas alasan anda memilih pendekatan tersebut.

jawab ;
sebelumnya saya Terima kasih atas kesempatan untuk mengungkapkan pendapat saya dan Terima kasih atas rubric yang sudah di sediakan untuk memberikan sedikit asumsi mengenai SPIR di Shu university. Saya pikir SPIR ini perlu dan memang harus di terapkan pada semua universitas,termasuk universitas kita. Apalagi kalau sampai berkembang.dan seharusnya bagian pusat computer sudah memplanningkan strategi tersebut(SPIR) karena dengan demikian pengaccesan lewat computer lebih efektif dan efisien.Penerapan SPIR ini banyak manfaat dan keuntungannya bagi suatu universitas, namun ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan, salah satunya mengenai tanggung jawab dari semua rekan-rekan terkait, karena secara tidak langsung kita telah mengubah system /program awal tanpa menerapkan SPIR dan sekarang akan mencoba untuk menerapkannya.

Jadi kita harus membutuhkan pengawasan lebih dari system awal yang diterapkan dulu yang akan kita rubah dengan system SPIR ini.

Jadi, dalam menerapkan SPIR ini, kita membutuhkan kerja sama & tanggung jawab dari semua pihak yang terkait, agar kita mempunyai operasi computer mainframe di universitas lebih terarah dengan suatu rencana strategis yang telah kita sepakati bersama.