PENGANTAR SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

1. MANAJEMEN INFORMASI
Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya sangat tergantung pada kemampuan orang yang mengelola organisasi tersebut. Manajemen sebagi suatu metode yang mengatur, mengelola organisasi dapat diartikan sebagai seni melaksanakan sesuatu melalui orang. Jika manajemen suatu organisasi baik maka akan meningkatkan kemakmuran suatu negara.
Dalam menjalankan tugasnya , para manajer memerlukan informasi, karena adanya perbedaan tugas maka informasi yang diperlukan juga akan berbeda. Perbedaan tersebut disebabkan oleh adanya periode waktu, tingkat ketidakpastian, tipe informasi, dasar kebutuhan informasi dan bentuk pelaporan. Sehingga dapat dikategorikan bahwa informasi adalah salah satu jenis sumberdaya utama, dan termasuk dalam kategori sumberdaya konseptual.
Jenis sumberdaya utama lainnya, dalam kategori sumberdaya fisik, yaitu :
• Manusia
• Material
• Mesin (termasuk fasilitas dan energi)
• Uang
Sumberdaya fisik yang berada pada organisasi biasanya terbatas dan bisa habis atau punah. Sedangkan sumberdaya informasi bersifat “tidak” akan pernah habis. Sehingga semua sumberdaya, baik fisik maupun konseptual harus disinergikan. Oleh karena itu tugas dari manajer adalah mengarahkan penggunaan semua sumberdaya agar dapat dimanfaatkan secara efektif.
Sebagai tindak lanjut dari tugas manajer tersebut, maka perlu adanya usaha penataan sumberdaya (Manajemen Sumberdaya) termasuk didalamnya manajemen informasi, yakni berupa :
• Sumberdaya harus disusun sedemikian rupa sehingga setiap saat diperlukan dapat segera dimanfaatkan -perlu dilakukan modifikasi
• Sumberdaya harus dimanfaatkan semaksimal mungkin
• Sumberdaya harus selalu diperbaharui
Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Kemudian manajer memastkan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang terkini dan akurat. Seluruh aktivitas tersebut (memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin dan membuangnya pada saat yang tepat, disebut sebagai manajemen informasi.
Munculnya paradigma baru yaitu berupa informasi yang termasuk dalam sumberdaya utama organisasi akan mendorong usaha terhadap manajemen informasi. Perhatian terhadap Manajemen Informasi tersebut antara lain disebabkan oleh :
Peningkatan kompleksitas kegiatan bisnis :
• Pengaruh ekonomi internasional; Perusahaan-perusahan besar/kecil semua terkena pengaruh ekonomi yang dapat bersumber dari belahan dunia manapun. Pengaruh tsb. Terlihat pada nilai relatif mata uang tiap negara.
• Persaingan tingkat dunia (globalisasi); persaingan tidak lagi terjadi dalam wilayah geografisnya, nampak pada nilai impor dari luar negeri. Hal tersebut ditunjukkan dengan adanya perjanjian antar negara berupa APEC, AFTA, WTO, dan lain-lain.
• Peningkatan kompleksitas teknologi; berbagai macam teknologi dalam kehidupan ini telah banyak diterapkan – bar code scanners di pasar swalayan, sistem pemesanan penerbangan, automated teller machine (ATM),closed circuit television (CCTV) di gedung-gedung parkir, dll.
• Waktu yang terbatas; semua tahap operasi bisnis saat ini dilaksanakan dengan lebih cepat daripada sebelumnya. Sehingga muncul aktivitas pemasaran secara jarak jauh melalui telepon (telemarketing) maupun internet (e-commerce). Selain itu dijumpai pula penjadualan pengiriman material produksi agar tiba tepat waktu (just in time).
• Kendala sosial; pada kenyataan terdapat produk dan jasa yang tidak diinginkan oleh masyarakat. Hal tersebut disebabkan oleh adanya keputusan bisnis yang hanya didasarkan pada factor-faktor ekonomis dengan mengabaikan perhatian atau pertimbangan terhadap keuntungan dan biaya sosial. Misalnya aktivitas perluasan pabrik, pembuatan produk baru, tempat penjualan baru, dan aktivitas serupa lainnya harus juga mempertimbangkan.

1.1 PENTINGNYA MANAJEMEN INFORMASI
Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya sangat tergantung pada kemampuan orang yang mengelola organisasi tersebut. Manajemen sebagi suatu metode yang mengatur, mengelola organisasi dapat diartikan sebagai seni melaksanakan sesuatu melalui orang. Jika manajemen suatu organisasi baik maka akan meningkatkan kemakmuran suatu negara.
Dalam menjalankan tugasnya , para manajer memerlukan informasi, karena adanya perbedaan tugas maka informasi yang diperlukan juga akan berbeda. Perbedaan tersebut disebabkan oleh adanya periode waktu, tingkat ketidakpastian, tipe informasi, dasar kebutuhan informasi dan bentuk pelaporan. Sehingga dapat dikategorikan bahwa informasi adalah salah satu jenis sumberdaya utama, dan termasuk dalam kategori sumberdaya konseptual.
Jenis sumberdaya utama lainnya, dalam kategori sumberdaya fisik, yaitu
* Manusia
* Material
* Mesin (termasuk fasilitas dan energi)
* Uang

Sumberdaya fisik yang berada pada organisasi biasanya terbatas dan bisa habis atau punah. Sedangkan sumberdaya informasi bersifat “tidak” akan pernah habis. Sehingga semua sumberdaya, baik fisik maupun konseptual harus disinergikan. Oleh karena itu tugas dari manajer adalah mengarahkan penggunaan semua sumberdaya agar dapat dimanfaatkan secara efektif.
Sebagai tindak lanjut dari tugas manajer tersebut, maka perlu adanya usaha penataan sumberdaya (Manajemen Sumberdaya) termasuk didalamnya manajemen informasi, yakni berupa :
• Sumberdaya harus disusun sedemikian rupa sehingga setiap saat diperlukan dapat segera dimanfaatkan - perlu dilakukan modifikasi
• Sumberdaya harus dimanfaatkan semaksimal mungkin
• Sumberdaya harus selalu diperbaharui
Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Kemudian manajer memastkan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang terkini dan akurat. Seluruh aktivitas tersebut (memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin dan membuangnya pada saat yang tepat, disebut sebagai manajemen informasi.
Munculnya paradigma baru yaitu berupa informasi yang termasuk dalam sumberdaya utama organisasi akan mendorong usaha terhadap manajemen informasi. Perhatian terhadap Manajemen Informasi tersebut antara lain disebabkan oleh :

=> Peningkatan kompleksitas kegiatan bisnis :
• Pengaruh ekonomi internasional; Perusahaan-perusahan besar/kecil semua terkena pengaruh ekonomi yang dapat bersumber dari belahan dunia manapun. Pengaruh tsb. Terlihat pada nilai relatif mata uang tiap negara.
• Persaingan tingkat dunia (globalisasi); persaingan tidak lagi terjadi dalam wilayah geografisnya, nampak pada nilai impor dari luar negeri. Hal tersebut ditunjukkan dengan adanya perjanjian antar negara berupa APEC, AFTA, WTO, dan lain-lain.
• Peningkatan kompleksitas teknologi; berbagai macam teknologi dalam kehidupan ini telah banyak diterapkan – bar code scanners di pasar swalayan, sistem pemesanan penerbangan, automated teller machine (ATM), closed circuit television (CCTV) di gedung-gedung parkir, dll.
• Waktu yang terbatas; semua tahap operasi bisnis saat ini dilaksanakan dengan lebih cepat daripada sebelumnya. Sehingga muncul aktivitas pemasaran secara jarak jauh melalui telepon (telemarketing) maupun internet (e-commerce). Selain itu dijumpai pula penjadualan pengiriman material produksi agar tiba tepat waktu (just in time).
• Kendala sosial; pada kenyataan terdapat produk dan jasa yang tidak diinginkan oleh masyarakat. Hal tersebut disebabkan oleh adanya keputusan bisnis yang hanya didasarkan pada factor-faktor ekonomis dengan mengabaikan perhatian atau pertimbangan terhadap keuntungan dan biaya sosial. Misalnya aktivitas perluasan pabrik, pembuatan produk baru, tempat penjualan baru, dan aktivitas serupa lainnya harus juga mempertimbangkan.


* Peningkatan kemampuan komputer, Manajemen Data dan Komunikasi :
Trend Manajemen Data
* Ditinjau dari Segi Teknik Manajemen
• File management dan organization hanya untuk satu aplikasi tertentu  untuk beberapa aplikasi
* untuk corporate data files (diperlukan database sistems)
* Perlu dibuat data dictionary, bukan hanya sekedar data definitions.
* Ditinjau dari Segi Pengelolaan Data
• Terjadi pergeseran model pengolahan data, yang tadinya dilakukan secara tersentralisasi (terpusat) kini menjadi pengolahan data terdesentralisasi atau pengolahan terdistribusi. Artinya setiap komputer yang terhubung pada jaringan dapat melakukan pengolahan data sesuai dengan kebutuhan masing-masing.
* Ditinjau dari Segi Asal Data
• Berdasarkan asal data yang akan diolah, yang kebanyakan berasala dari Data Internal kini bergeser dengan melibatkan Data Eksternal .
* Ditinjau dari Segi Jenis Data
• Pengolahan data dilakukan berdasarkan data yang dikumpulkan sehingga menghasilkan informasi. Dengan perkataan lain, yang dulunya hanya melakukan pertukaran data antar organisasi atau unit organisasi, terus meningkat menjadi pertukaran informasi (yang merupakan hasil pengolahan dari data). Selanjutnya bergerak menjadi pengolahan yang berbasis ilmu pengetahuan atau sistem pakar (knowledge sistems atau expert sistems) sehingga akan menjadi intellectual capital.
Trend Komunikasi
* Ditinjau dari Luas Cakupan
• Penyebaran dan sumber informasi yang diolah dimanfaatkan dan berasal lingkungan internal organisasi (bersifat Internal organization). Hal tersebut terus mengalami pergeseran ke arah antar organisasi (bersifat Inter organization). Sehingga konsep pengembangan sistem informasi akan berbasis komunikasi selain berbasis komputer (Communication-based information sistem).
* Ditinjau dari Infrastruktur
• Adapun infrastruktur yang digunakan akan bergerak dari berbentuk Mainframe kearah infrastruktur berbasis Network.
 Ditinjau dari Pemanfaatan Teknologi
Dengan terus berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi maka penerapan sistem informasi berbasis komputer dan komunikasi (Information and Communication Technology – ICT) akan terus bergerak dari
• Konsep jaringan setempat (Local Area Network - LAN) kea rah Jaringan yang sangat luas (Wide Area Network - WAN). Dengan demikian aplikasi yang diterapkan akan berbasis web.
• Selain itu media komunikasi yang digunakan juga akan terus berubah, yang tadinya menggunakan media kabel (Cabling) kini bisa menggunakan media tanpa kabel (wireless).
 Ditinjau dari Peralatan yang Terhubung
• Berawal dari komunikasi konvensional yang hanya memanfaatkan peralatan telekomunikasi saja (misalnya telepon, fax) kini bisa dikombinasikan dengan pemanfaatannya dengan menggunakan juga media Komputer sekaligus (misalnya e-mal, pertukaran data, dll) serta juga dengan penambahan peralatan lain yang ada komponen komputer / microprocessor (computer-based equipment)


1.2. PERANAN MANAJER DALAM PENGELOLAAN MANAJEMEN INFORMASI
Pada awalnya, pemakai output komputer pada perusahaan adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji pegawai, pengelolaan persedian (inventory control), dan penagihan. Sebagian informasi juga disediakan bagi para manajer, tetapi hanya sebagai output tambahan dari aplikasi akuntansi.
Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM) merupakan suatu terobaosan besar, karena menyadari bahwa para manajer memerlukan informasi untuk pemecahan masalah. Ketika perusahaan-perusahaan menjangkau konsep SIM, mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi yang secara khusus diarahkan untuk mendukung manajen. Namun, bukan hanya manajemen yang memperoleh manfaat dari penerapan SIM. Nonmanajer dan staf ahli juga menggunakan outputnya. Selain itu juga dimanfaatkan oleh para pemakai yang berada di luar perusahaan, yaitu para pelanggan akan menerima faktur dan laporan transaksinya, para pemegang saham akan menerima cek deviden, dan pemerintah akan menerima laporan pajak. Dengan demikian secara ringkas para pengguna dan pelaku sistem informasi meliputi :
• Manajer
• Non-manajer
• Orang dan unit organisasi yang ada dalam organisasi dan lingkungannya.

Dalam pembahasan pada materi SIM, yang akan dibahas lebih lanjut adalah para pelaku dan pemakai dari kelompok manajer. Keberadaan manajer bisa kita saksikan ada di mana-mana diberbagai tingkat dan dalam berbagai bidang fungsional pada perusahaan.
Manajer Dijumpai pada Semua Jenjang, sesuai dengan tingkatan manajemen, yaitu :
• Tingkat Perencanaan Strategis (Strategic planning level)
Merupakan manajer pucak organisasi. Mereka mempunyai pengaruh atas keputusan-keputusan yang diambil pada seluruh organisasi selama beberapa tahun mendatang. Istilah lain yang digunakan yakni eksekutif.
• Tingkat Pengendalian Manajemen (Management control level)
Merupakan manajer tingkat menengah, yang memiliki tanggung jawab untuk merubah rencana menjadi tindakan dan memastikan agar tujuannya tercapai.
• Tingkat Pengendalian Operasional (Operational conrol level)
Merupakan manajer tingkat bawah, yang bertangung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer ditingkat yang lebih tinggi.
Tingkat manajemen dapat mempengaruhi sumber informasi dan bentuk penyajian informasi. Komponen sumber informasi dikategorikan dalam dua kelompok besar yaitu dari lingkungan dan internal. Sedangkan bentuk penyajian informasi juga dibagi atas dua kelompok besar yakni penyajian secara ringkas dan rinci.

Selain keberadaan manajer itu ada di berbagi tingkatan organisasi atau perusahaan. Manajer juga dijumpai dalam Bidang Fungsional perusahaan, tempat berbagai sumberdaya dipisahkan menurut jenis pekerjaan yang dilakukan. Pembagian bidang fungsional pada umunya yaitu seperti :
• Bidang fungsional keuangan (Finance)
• Bidang fungsional jasa informasi (Information services)
• Bidang fungsional pemasaran (Marketing)
• Bidang fungsional sumberdaya manusia (Human resources)
• Bidang fungsional manufaktur (Manufacturing)

Pengelompokkan manajer berdasarkan tingkatan dan bidang fungsionalnya bervariasi, sesuai dengan visi dan misi perusahaannya. Gambar dibawah ini memperlihatkan hubungan tersebut dalam suatu perusahaan manufaktur.

Gambar 1.3.Keberadaan Manajer pada Semua Tingkatan dan Bidang Fungsional
Selanjutnya, dengan Tugas Manajer secara umum (Henry Fayol, 1914) :
1. Perencanaan (Planning)
2. Penataan atau pengorganisasian (Organizing)
3. Penyusunan Staf (Staffing)
4. Pengarahan (Directing)
5. Pengawasan (Controlling)

Seorang manajer merencanakan apa yang akan mereka lakukan (dalam ukuran jangka pendek, menengah dan panjang). Kemudian, mereka melakukan pengorganisasian untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya mereka menyusun staf organisasi sesuai dengan kebutuhan sumberdaya yang dibutuhkan. Berdasarkan sumberdaya yang ada, mereka mengarahkan untuk melaksanakan rencana. Akhirnya mereka mengendalikan sumberdaya, menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.
Semua manajer,apapun tingkatan atau bidang fungsionalnya melaksanakan fungsi-fungsi atau tugas-tugas tersebut, walau mungkin dengan penekanan yang berlainan. Pada Gambar 1.4 menyatakan bagaimana tingkatan manajemen dapat mempengaruhi penekanan pada berbagai fungsi manajemen.

Strategic Planning

Management Control

Operational Control

Gambar 1.4. Tingkatan Manajemen Dapat mempengaruhi Pilihan Penekanan pada Fungsi manajemen

Uraian dari tugas manajer yang dinyatakan oleh Henri Fayol dianggap masih belum menggambarkan tugas manajer secara menyeluruh. Untuk itulah dikembangkan kerangka kerja yang lebih rinci dan dikenal dengan istilah Peranan Manajer (Henry Mintzberg : Managerial roles) :

• Interpersonal roles (aktivitas antar pribadi) :
 Figurehead (kepala), melaksanakan tugas-tugas seremonial;
 Leader (pemimpin), memelihara unit dengan mempekerjakan dan melatih staf serta memberikan dorongan dan motivasi;
 Liaison (penghubung), menjalin hubungan dengan orang-orang di luar unit, rekan kerja di unitnya dengan tujuan menyelesaikan masalah-masalah yang ada.
• Informational roles (aktivitas informasi) :
 Monitor (pemantau), secara tetap mencari informasi kinerja unit;
 Disseminator (pewarta), meneruskan informasi yang berharga kepada orang lain di dalam unitnya;
 Spokesperson (juru bicara), meneruskan informasi yang berharga kepada orang-orang di luar unit – pimpinan dan orang disekitarnya.
• Decisional roles (aktvitas keputusan) :
 Entrepreneur (wirausahawan), membuat perbaikan-perbaikan yang cukup permanen pada unit, misal : mengubah struktur organisasi;
 Disturbance handler (pemberes gangguan), mampu bereaksi pada kejadian-kejadian tidak terduga;
 Resource Allocator (pembagi sumberdaya), mampu mengendalikan pengeluaran unitnya, menentukan alokasi sumberdaya bagi unit bawahannya;
 Negotiator (perunding), mampu menengahi perselisihan baik di dalam unitnya maupun antar unit dan lingkungannya.

Seorang manajer yang berhasil harus banyak memiliki keahlian. Dari sekian banyak keahlian tersebut, terdapat dua keahlian yang mendasar, yaitu :
1. Keahlian Komunikasi (communication skill); manajajer senantiasa berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, orang-orang lain di unit lain dalam perusahaan, dan orang-orang lain di luar perusahaan. Media yang digunakan bisa berupa media tertulis atau lisan. Tiap manajer memiliki pilihannya tersendiri dan menyusun suatu paduan media komunikasi yang sesuai dengan gaya manajemennya.
2. Keahlian Pemecahan Masalah (problem solving); sebagai suatu kegiatan yang mengarah pada sokusi dari suatu permasalahan. Selama proses pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (decision making), yaiu tindakan memilih dari berbagai alternative tindakan. Pada umumnya, manajer perlu membuat keputusan ganda dalam proses memecahkan suatu permasalahan tunggal.



Selain keahlian dasar tersebut, seorang manajer juga harus mengerti mengenai pengetahuan manajemen yang berbasis komputer, yaitu
1. Mengerti Komputer; istilah-istilah komputer, keunggulan dan kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer, dll.
2. Mengerti Informasi; bagaimana menggunakan informasi, perolehan informasi, dan bagaimana berbagi informasi, dll.


Misi Sistem Informasi :
Memperbaiki kinerja orang-orang yang ada di dalam organisasi dengan memanfaatkan teknologi informasi.

Tujuan Sistem Informasi :
Perbaikan kinerja organisasi (performance improvement)

1.3. DATA DAN INFORMASI
Data dan informasi merupakan suatu sumberdaya utama secara konseptual, yang keduanya pada umumnya merupakan hal saling berbeda. Data terdiri dari fakta dan angka dari berbagai sumber dalam dunia nyata menyangkut entitas manusia, obyek, kejadian dll yang bisa bersifat kualitatif atau kuantitatif serta bersifat internal maupun eksternal. (data = the plural of datum) yang relatif tidak mempunyai arti bagi pemakai. Sedangkan yang dimaksud dengan informasi adalah data yang telah diolah sehingga mempunyai arti bagi pemakai. Pengolah informasi (information processor) mengubah data mejadi informasi dan merupakan salah satu elemen kunci dalam sistem konseptual. Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, elemen-elemen non komputer, atau kombinasinya. Data dan Informasi dapat diperlakukan sebagai asset.

1.4 KOMPUTER SEBAGAI ELEMEN DALAM SISTEM INFORMASI
Sistem adalah sekelompok elemen yang bekerja sama (terintegrasi) untuk mencapai suatu tujuan atau sasaran tertentu. Organisasi atau perusahaan terdiri dari sejumlh sumberdaya yang bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemiliki atau manajemen.
Setiap sistem memiliki batas-batas luar yang memisahkannya dari lingkungannya. Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen sistem yang sama, namun secara umum bisa digambarkan terdiri dari sumberdaya input (masukan), roses transformasi, dan sumberdaya output (keluaran).
Berdasarkan Hubungan elemen, sistem dibagi atas :
 Open sistem; sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumberdaya.
 Closed sistem; sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya.

Berdasarkan besar kecilnya sistem, sistem terbagi atas :
 Subsistem; sistem di dalam suatu sistem;
 Supersistem atau suprasistem;

Terkadang sulit untuk membedakan membedakan apakah suatu bagian termasuk subsistem atau supersistem. Untuk membedakannya dapat digunakan pedoman berikut :
a. harus dapat ditentukan apakah sesuatu itu penting bagi pencapaian tujuan sistem atau apakah sesuatu itu memberikan andil bagi pencapaian tujuan sistem ?
b. Apakah sesuatu itu dapat dikendalikan dalam analisis yang dilakukan terhadap suatu sistem ?
Jika jawaban dari kedua langkah tersebut positif atau ya, maka sesuatu tersebut dapat dikatakan sebagai subsistem.

Berdasarkan Jenis Elemennya, sistem dibedakan atas :
 Sistem fisik, yang terdiri dari sejumlah sumberdaya fisik
 Sistem konseptual, terdiri dari sumberdaya konseptual (data dan informasi).

Pentingnya suatu pandangan sistem (Sistem view), yakni melihat bisnis proses sebagai sistem yang melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas, yaitu :
 Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan pekerjaan yang rinci;
 Menyadari perlunya memiliki tujuan yang baik;
 Menekankan pentingnya kerjasama antar unit;
 Melihat keterkaitan antar unit;
 Memberi penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik;


1.5. EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
Usaha penerapan komputer dalam bidang bisnis terus berkembang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi. Tahapan perkembangan tersebut yaitu :
 Fokus awal pada Data (electronic data processing – EDP)
Didukung dengan munculnya punched card dan keydriven bookkeeping machines, dan perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajernya. Aplikasi yang digunakan sistem informasi akuntasi (SIA).
 Fokus baru pada Informasi (management information sistem – MIS)
Seiring denga diperkenalkannya generasi baru alat penghitung yang memungkinkan pemrosesannya lebih banyak. Hal tersebut dioerientasikan untuk kosep penggunaan komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM), yang berarti bahwa aplikasi komputer harus diterapkan dengan tujuan utama untuk menghasilkan informasi manajemen.
 Fokus Revisi pada Pengambilan Keputusan (Decision support sistem – DSS)
Merupakan hal yang berbeda dengan konsep SIM. DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan serta diambil keputusannya oleh manajer.
 Fokus sekarang pada Komunikasi (office automation – AO)
OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik. OA telah berkembang meliputiberagam aplikasi seperti konferensi jarak jauh (teleconference), voice mail, e-mail (surat elektronik), electronic calendaring, facsimile transmission, dan desktop publishing. Istilah lainnya dalam menggunakan semua aplikasi AO tersebut dinamakan dengan kantor virtual (virtual office).
 Fokus potensial pada Konsultasi (artificial intelligence/expert sistem – AI/ES)
Ide dasar AI adalah komputer dapat deprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi sebagaiseorang spesialis dalam suatu bidang. Sistem yang menggambarkan segala macam sistem yang menerapkan kecerdasan buatan untuk pemecahan masalah dinamakan dengan sistem berbasis pengetahuan (knowledge-bases sistems) Penjelasan lebih lanjut akan dijumpai pada modul terakhir dari materi kuliah SIM.
Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah dengan memanfaatkan data dan informasi. Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi. Pada bagian pengolahan dengan komputer terdiri dari lima bidang yakni SIA, SIM, DSS, kantor virtual dan sistem berbasis pengetahuan. Hal tersebut dinamakan dengan sistem informasi berbasis komputer (komputer based information sistem).


1.6. UPAYA PENCAPAIAN SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

Upaya pencapaian system informai bebasis komputer mennunakan End User Computing, yaitu pengembangan sistem berbasis komputer yang dilakukan oleh pemakai sendiri.

Para spesialis informasi tidak selalu berperan serta dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Cara semua sistem dikembangkan selama tahun 1950, 1960 dan awal 1970-an.

End user computing berkembang, karena empat pengaruh utama :

o Meningkatnya pengetahuan mengenai komputer
o Antrian jasa informasi. (Banyaknya permintaan tidak sebanding dengan resource yang tersedia.)
o Perangkat keras yang harganya semakin murah
o Perangkat lunak siap pakai, semakin banyak.

Peranan Information Specialist berubah, dari sebagai pengembang menjadi hanya sebagai konsultan

CBIS identik dengan organisme hidup yaitu : lahir, tumbuh, matang dan mati.
Pengembangan CBIS mengikuti System Life Cycle (SLC), yang terdiri dari :

 Perencanaan
 Analisis
 Rancangan
 Penerapan
 Penggunaan

Seiring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus hidup dan mengatur para spesialis informasi yang terlibat. Setelah penerapan, manajer mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tsb. terus menyediakan dukungan yang diharapkan. Tanggung jawab keseluruhan manajer dan dukungan tahap-demi tahap yng diberikan oleh para spesialis informasi

SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
Bagi kebanyakan orang, istilah sistem menimbulkan gambaran mental tentang komputer dan program. Kenyataanya, istilah ini memiliki makna yang lebih luas.
Tanpa memperhatikan asal usulnya, sebuah sistem memiliki beberapa elemen yang sama. Yaitu Sebuah sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (commom purpose) (James A. Hall, 2001: 5).
Menurut Mulyadi (1999) didefinisikan sebagai kelompok unsur yang erat berhubungan satu sama lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Sedangkan Walkinson (1999) menguraikan sistem dengan sebuah kerangka (framework) yang terintegrasi satu atau beberapa tujuan. Sistem akan mengkoordinasikan sumber daya yang diperlukan untuk mengolah memasukkan menjadi keluaran atau hasil.
Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa suatu sistem terdiri atas beberapa unsur yang disebut subsistem, yang saling berhubungan dengan yang lain agar suatu sistem dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
Hubungan antara subsistem ini berupa komunikasi informasi yang relevan sehingga secara bersama-sama dapat mencapai tujuan sistem.
Tujuan sistem secara keseluruhan dapat tercapai apabila setiap subsistem dapat mencapai tujuan operasionalnya masing-masing.
Informasi adalah data yang diproses lebih jauh sehingga mempunyai arti bagi si penerima dan mempunyai “nilai pengaruh” atas tindakan-tindakan, keputusan-keputusan sekarang atau masa yang akan datang (Davis dan Olson,1985).
John Burch dan Gary Grudnitsky (1986) mendefinisikan informasi sebagai berikut: informasi adalah data yang telah diletakkan dalam konteks yang lebih berarti dan berguna yang dikomunikasikan kepada penerima untuk digunakan didalam pembuatan keputusan.
Menurut George H. Bodnar (1980): informasi adalah data yang berguna.
Barry E. Cushing (1974): informasi menunjukkan hasil dari pengolahan data yang diorganisasikan dan berguna kepada orang yang menerimanya.
Dapat di ambil kesimpulan bahwa informasi adalah:
1. Data yang diolah
2. Menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya
3. Menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) dan kesatuan nyata (fact dan entity)
4. Digunakan untuk pengambilan keputusan Kualitas informasi dapat berpengaruh terhadap kemampuan pengambilan keputusan untuk menggunakan substansi informasi dalam pembuatan keputusan yang tepat. Kualitas informasi meliputi unsur:
a. Relevan: informasi yang relevan berkaitan dengan sejauh mana informasi dapat membuat perbedaan untuk alternatif pengambilan keputusan.
b. Akurat: keakuratan informasi berkaitan dengan ketepatan dan keandalan informasi tersebut, sehingga informasi yang akurat berarti bebas dari kesalahan dan tidak menyesatkan pemakai informasi.
c. Tepat waktu: ketepatan waktu sebuah informasi berhubungan dengan kapan informasi tersebut tersedia.
d. Ringkas: keringkasan sebuah informasi berarti informasi tersebut sudah digolongkan dan disajikan dalam format yang tidak terlalu detail.
e. Kejelasan: informasi yang jelas menunjukkan tingkat kemampuan informasi untuk dapat dimengerti oleh pemakainya.
f. Dapat diukur (quantify ability): berhubungan dengan konsep pengukuran informasi–informasi yang dapat diukur akan menambah nilai informasi tersebut.
g. Konsisten: konsistensi sebuah informasi berhubungan dengan kemampuan informasi untuk dibandingkan dengan informasi sejenis dengan waktu yang berbeda.
Perubahan-perubahan Akibat Komputerisasi
Dengan diterapkannya sistem komputerisasi pada sebuah sistem , maka akan terjadi beberapa perubahan-perubahan. Kalau penerapan komputer sudah penuh (fully computerized) dan cara manual sudah betul-betul ditinggalkan, maka perubahan-perubahan yang terjadi cukup dramatis, yaitu :
1. Perubahan Terhadap Struktur Organisasi
Pada perusahaan yang besar, penerapan komputer akan menimbulkan suatu departemen yang baru, yaitu departemen pengolahan data elektronik atau departemen sistem informasi.
Penerapan komputer juga dapat membawa perubahan dari struktur organisasi desentralisasi menjadi sentralisasi. Dengan komputer dan alat-alat komunikasi, maka dapat dilakukan pengiriman data dari satu tempat ke tempat yang lainnya, sehingga data dapat dipusatkan di satu tempat untuk diolah.
1. Perubahan Terhadap Simpanan Data
Pada sistem manual data dicatat di jurnal dan ledger (buku besar dan buku pembantu). Pada sistem komputer, data disimpan di file dalam bentuk yang hanya dapat dibaca oleh mesin (machine readable form) seperti misalnya disk magnetik atau pita magnetik dan tidak terbaca oleh mata manusia biasa.
1. Perubahan Pemrosesan Volume Data Besar yang Rutin
Perubahan ini mempunyai pengaruh yang cukup besar, karena komputer dapat beroperasi dengan lebih cepat, lebih tepat dan tidak mengenal lelah. Kalau manusia lelah, maka cenderung akan membuat kesalahan, karena mentalnya melemah (mental fatique). Sedang komputer tidak mempunyai mental, hanya mempunyai metal, sehingga hanya salah kalau komponenya saja yang rusak (metal fatique).
1. Perubahan Terhadap Ketersediaan Informasi
Perubahan ini mempunyai pengaruh yang cukup besar karena komputer dapat menyediakan informasi pada saat yang dibutuhkan
1. Perubahan dalam Pengendalian Intern
Dengan diterapkannya komputer, maka pengendalian intern akan mengalami perubahan.
End-User Computing
End-user computing yang disingkat dengan EUC adalah Pengguna komputer secara langsung oleh seseorang untuk menyelesaikan masalah yang memerlukan computer based solution dengan cepat (Horrison dan Rainer, 1992) Pemanfaatan komputer oleh pemakai (Bodnar, 1996). Raymond (1996) end-user computing adalah pengembangan seluruh atau sebagian sistem oleh pemakai akhir. Pemakai akhir menurut John F. Rockart dan Lauren S. Flannery (1983) dikelompokkan menjadi empat golongan berdasarkan kemampuan komputer mereka, antara lain:
1. Pemakai Akhir Tingkat Menu (menu-level-end-user)
Sebagai pemakai akhir tidak mampu menciptakan perangkat lunak mereka sendiri, tetapi dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi (prewritten software) dengan menggunakan menu-menu yang ditawarkan, seperti yang ditampilkan oleh perangkat lunak berbasis windows.
2. Pemakai Akhir Tingkat Perintah (command-level-end-user)
Sebagai pemakai akhir mempunyai kemampuan menggunakan perangkat lunak jadi yang lebih dari sekedar menu-menu. Para pemakai akkhir ini dapat menggunakan bahasa perintah dari perangkat lunak untuk melaksanakan operasi aritmatika dan logika pada data.
3. Pemakai Akhir Tingkat Programer (end-user programmer)
Sebagai pemakai akhir menggunakan bahasapemrosesan seperti HTML (Hyper Text Markup Language), Visual Basic, Java Script, serta mengembangkan program-program yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka sendiri.
4. Personil Pendukung Fungsional (functional support personnel)
Di sejumlah perusahaan, spesialis informasi adalah anggota unit-unit fungsional dan bukannya di unit jasa informasi. Personil pendukung fungsional ini adalah spesialis informasi dalam arti sesungguhnya, tetapi mereka berdedikasi pada area pemakai tertentu dan melapor pada manajer fungsional mereka.
Faktor Personality
Faktor personality meliputi computer anxiety, computer attitudes, dan math anxiety. Personality disini merefleksikan perasaan individu mengenai komputer dan
penggunaannya (Igbaria dan Pasuraman, 1989). Horrison dan Rainer (1992) membaginya menjadi beberapa tipe keinginan dan sikap yang meliputi:
1. Computer Anxiety
Computer anxiety menunjukkan kecederungan seseorang untuk menjadi susah, khawatir atau ketakutan mengenai penggunaan komputer dimasa sekarang dan dimasa yang akan datang (Igbaria, 1998). Horrison dan Rainer (1992) mengatakan terdapat dua sikap yang berhubungan dengan computer anxiety yaitu fear dan anticipation. Sebenarnya computer anxiety menunjukkan suatu tipe stress tertentu, karena computer anxiety itu berasosiasi dalam menggunakan komputer dan penolakan terhadap mesin.
2. Computer Attitudes
Pendapat Fishbeir (1967) dalam Roseno (2002) mendefinisikan “attitudes is a mental and state of readiness, organized trough experience exerting a directive or dynamic influence upon the individual’s respones to all objects and situation which related”.
artinya bahwa sikap merupakan suatu mental dan pengetahuan perasaan yang diperoleh melalui pengalaman yang kadang mendorong adanya respon individual terhadap suatu obyek atau situasi yang berkaitan. Computer attitudes menunjukkan reaksi atau penilaian seseorang terhadap komputer berdasarkan kesenangan atau ketidaksenangannya terhadap komputer. Dengan kata lain secara umum computer attitudes menunjukkan perasaan kesenangan atau ketidaksenangan seseorang terhadap beberapa obyek stimulus (Horrison dan Rainer, 1992), menunjukkan bahwa ada tiga hal atau sikap yang terkait dengan computer attitudes yaitu pessimism, optimism, dan intimidation.
3. Math Anxiety
Math anxiety merupakan ketakutan, kecemasan, dan kekhawatiran yang berhubungan secara khusus dengan matematika (Trisnawati dan Permatasari, 2000). Howard (1986) menemukan suatu hubungan positif antara math performance dengan sikap terhadap komputer. Penelitian lain mengemukakan bahwa math anxiety mempunyai pengaruh langsung dengan computer anxiety dan pengaruh tidak langsung dengan computer attitudes (Igbaria, 1992)


FREEWAY FORD
Anda seorang wiraniaga Automobile Software Inc.Suatu perusahaan Internasional yang memasarkan suatu paket perangkat lunak yang digunakan oleh dealer mobil.Suatu hari selagi anda berbicara dengan James Kahler,manjer penjualan Free Ford,Anda mengetahui bahwa Perusahaannya memiliki masalah dengan persediaannya.Catatan manual yang mereka buat tidak mencerminkan secara akurat status persediaan-jumlah dan jenis mobil dan truk dipelataran.Saat pengiriman baru tiba ,diperlukan beberapa hari untuk memperbarui catatan persediaan.Seorang wiraniaga mungkin mendapatkan pembeli yang menginginkan suatu mobil tertentu ,dan mungkin mobil tersebut baru diterima dan ada dipelataran,tetapi wiraniaga ini tidak dapat mengetahuinya.Sebuah penjualan gagal karena informasi yang buruk.Masalah lain timbul ketika dua wiraniaga menjualmobil yang sama kepada dua pembeli.Hal ini terjadi karena catatan persediaan tidak segera diperbarui setelah suatu penjualan.
Anda tahu bahwa paket paket perangkat lunak anda ,yang biasa disebut SMART(Sales Management For Automobile Retail Trade),dapat memecahkan permasalahan ini.Dengan SMART ,suatu dealer dapat memperbarui catatan komputer selalu mencerminkan secara tepat apa yang terdapat dipelataran.Biaya perangkat lunak dan perangkat keras sangat terjangkau oleh suatu dealer mobil terbaru.
Langkah anda selanjutnya adalah mendekati direktur FREEWAY FORD yang baru ,Phil Rain,dan melancarkan penjualan.Saat anda menelpon Phil untuk menjelaskan produk Anda,Ia memotong Anda berkata:”Dengar,Saya masih baru dalam jabatan ini.”Saya baru lulus dari suatu universitas ternama di Pesisir Pasifik,dengan kesarjanaan dalam teori sistem.Jika Anda dpat menjelaskan bagaimana Produk Anda dapat membantu kami ,dalam istilah –istilah sistem,saya pikir saya dapat mengerti.Sekarang ,”Jelaskanlah”
Tugas
Jelaskan dalam istilah-istilah sistem,bagaimana SMART dapat menguntungkan FREEWAY FORD.

jawab :
saya akan jelaskan bagaimana SMArt dapat menguntungkan untuk perusahaan anda.
jika perusahaan anda menggunakan catatan manual terkadang tidak mencerminkan secara akurat sedangkan jika anda menggunakan aplikasi SMART catatan akan mencerminkan secara akurat karena SMART adalah Software yang handal untuk menangani persediaan barang dagang di perusahan anda
keuntunga untuk anda jika menggunakan aplikasi SMART banyak sekali salah satunya adalah mempermudah dalam pencatatan didalm perusahaan,dapat diakses secara cepat,data bisa diperbaharui jika pencatatan yang salah,menyediakan informasi persediaan yang cepat sehingga penjualan tidak akan gagal,dapat begitu cepat mengetahui persediaan barang yang akan dijual dan masih banyak keuntungan jika anda menggunakaan aplikasi smart yang tidak dapat saya jelaskan ditelepon.jika anda berminat dan ingin banayak mengetahui keutungan smart kita bertemu untuk membicarakan selebihnya.